İyi bir toplantıyı oluşturan bazı bileşenler şunlardır:
- Ortak olarak anlaşılan hedefler
- Bu hedeflere ulaşmak için belirli ve açık bir süreç
- İnsanların toplantı konusu ve her bir gündem maddesi hakkında kişisel düşünceleri, duyguları ve ilgi seviyeleri ile toplantıya katıldıklarının farkındalığı
- Müdahil olma ve güçlenme hissi: İnsanların alınan kararların kendi kararları olduğunu ve yapılması gerekeni yapabildiklerini hissetmeleri.
Bir toplantıyı başarılı kılmanın dört dörtlük bir reçetesi yoktur. Ancak yine de grupların verimli ve neşeli toplantılar yapmasına yardımcı olabilecek kılavuz ilkeler bulunmaktadır. Birçok insan iyi bir toplantı kolaylaştırıcılığı yapmayı öğrenebilir, bu yalnızca biraz zaman ve ilgi isteyecektir. Eğer gruptaki birçok insan grup süreçleri yetilerine sahipse, toplantılar daha iyi ve kolaylaştırması basit olacaktır.
Bir kolaylaştırıcı, bir grup lideri veya başkanıyla aynı şey değildir. Kolaylaştırıcı, mevcut olan zaman içerisinde grubun gündem üzerinde konuşmasına yardımcı olma sorumluluğunu kabul eder ve bu işin yapılması için gerekli olan kararları alıp planlamaları yapar.
Bir kolaylaştırıcı, grup için kararlar almaz, ancak grubun plan yapmasını ve karar almasını kolaylaştıracak yollar önerir. İnsanların kolaylaştırıcının görevli kimse olduğunu, işin yapıldığını ve her katılımcının bu süreçte bir rolü olduğunu bilmesi için çaba sarf eder.
Kolaylaştırıcının sorumluluğunun gruptaki bireylere değil gruba ve grubun işine karşı olduğunu vurgulamak önemlidir. Alınacak kararlara çok önem veren ve bu kararlar hakkında kuvvetli duruşu olan bir kişinin kolaylaştırıcılık yapmakta zorlanacağının farkında olun. Bazen toplantıya dışarıdan bir kolaylaştırıcının katılması yararlı olabilir.
Gündem Planlaması
Eğer mümkünse gündemi toplantıdan önce belirleyin. Toplantının başında belirlemeye başlamaktansa daha sonra değiştirmek daha kolaydır. Eğer toplantı başlamadan önce çok az sayıda gündem maddesi biliniyorsa, toplantıya katılacak kişiler ve ihtiyaçları hakkında düşünerek diğer maddelerin neler olabileceğini tahmin etmeye çalışın.
Gündemde şunlara yer verin:
- İnsanları bir araya toplayacak, zihinlerinin netleşmesini ve toplantıya odaklanmalarını sağlayacak, katılımcıları bağlantılı ve birbirinin farkında hissettirecek bir şey. Örneğin: şarkı söylemek, sessizlik, son zamanlarda insanların başına gelen güzel şeylerden kısaca bahsetmek gibi.
- Gündemin üzerinden geçin. Gündemin, herkesin görebileceği şekilde büyük kağıt yapraklarına veya bir kara tahta üzerine yazılması iyi bir fikirdir. Kolaylaştırıcı, gündemin üzerinden geçerek katılımcılara önerilen gündemi değiştirme ve ardından gerçekleştirmeyi kabul etme fırsatı sunabilir.
- Ana maddeler. Eğer toplantıda birden fazla maddenin üzerinde konuşulacaksa öncelik belirlemek önemlidir.
- Eğer mümkünse kolayca üstesinden gelinebilecek bir maddeyle başlayın. Bu gruba başarı ve enerji hissi verecektir.
- Daha zor, uzun ve acil maddeler bundan sonra gelir. Eğer çok sayıda madde varsa, bu maddelerin arasında enerji ve ilgi toplamak amacıyla kısa molalar vermeyi planlayın (örneğin esneme, şarkı söyleme, hızlı bir oyun veya tuvalet arası)
- Büyük bir gündem maddesi, süreci kolaylaştırmak için birçok küçük maddeye bölünebilir ve teker teker tartışılabilir. Örneğin, büyük bir kararın birçok parçası olabilir: durum nedir, fikirlerimiz nelerdir, alınacak karar için kriterlerimiz nelerdir ve bu fikirlerden hangilerini seçmemiz gerektiğini düşünüyoruz? Buna alternatif olarak maddeyi arka plan bilgisi ve açıklamalarla tanıtmak, grubu fikir alışverişi ve önceliklendirme için küçük gruplara bölmek ve daha sonra tartışma için ana gruba geri dönmek de faydalı olabilir.
- Gündemi kısa ve kolay bir maddeyle bitirin. Böylece bir sonraki toplantı için umut hissini güçlendirebilirsiniz.
- Duyurular
- Değerlendirme— Bu bir çok amaca hizmet eder: katılımcılara toplantıyla ilgili duygularını hızlıca ifade etme fırsatı ve kapanış hissi verir. Bunlar gelecekteki toplantılarınızın daha iyi geçmesine yardımcı olur.
Her bir madde için yaklaşık kaç dakikaya ihtiyacınız olduğunu tahmin edin. Eğer grubunuz zaman kullanımı hakkında zorlanıyorsa, gündeme herkesin görebileceği bir şekilde her bölüm için kaçar dakika ayıracağınızı yazabilirsiniz. Bu katılımcıların zaman akışı kavramını güçlendirir ve konuşma sürelerini düzenlemelerine yardımcı olur.
Toplantının havası genellikle en başta belli olur. Pozitif enerjili bir başlamak ve katılımcıları fikir ve duyguları olan bireyler olarak görmek önemlidir. Bazen buna -özellikle geniş toplantılarda- şarkı söyleyerek veya katılımcıların son zamanlarda başlarına gelen güzel bir şeyi paylaşmalarını sağlayarak ulaşabiliriz. Buna zaman harcamaya değecektir, çünkü bunlar katılımcıların birbirlerine samimi davranabilecekleri rahat ve neşeli bir ortam sunar.
Gündem maddelerinde ilerledikçe maddelerin yanına işaret koyun. Böylece insanlar toplantının ilerlediğini hissedebilir ve işlerin başarıldığını görebilirler.
Gündemin Üzerinden Geçmek
- Tüm gündem taslağının üzerinden geçin. Neyin işleneceği ve bunun neden yapılacağı hakkında kısa bir bilgilendirme yapın.
- Önerilen gündem maddelerinin bu sıralamaya sokulma nedenini kısaca açıklayın.
- Sonrasında (öncesinde değil) soru ve yorumlar alın.
- Önerdiğiniz gündem hakkında koruyucu olmayın ancak yalnızca tek bir insanın önerisi üzerine de değişiklik yapmayın. Değişiklik yapmadan önce grubun ne düşündüğünü kontrol edin.
- Eğer büyük değişiklikler ve eklemeler önerilirse, grupla bunların toplantının zaman çizelgesini nasıl etkileyeceğini konuşun ve gündemden bir madde çıkarmak, bir maddeyi daha sonraya ertelemek gibi değişiklikleri yapmalarına izin verin.
- Eğer katılımcılar bir maddenin gündemde olmasında hem fikir değillerse, oy birliği (anlaşma) olmadığını ve bu nedenle bu maddenin şu anda gündeme eklenemeyeceğini göz önünde bulundurun.
- Kolaylaştırıcı olarak sorumluluğunuzun her bir bireye değil tüm gruba olduğunu hatırlayın.
- Gündem değiştirildiği zaman katılımcılara bunu kabul edip etmediklerini sorun. Cevap alma konusunda ısrarcı olun. Katılımcılar olan şey hakkında sizinle bir sözleşme yaptıklarının farkında olmalıdırlar. Ayrıca bu toplantı onların toplantısıdır!
Gündem Maddeleri
- Bir katılımcının her bir maddeyi tanıtmasını (toplantıdan önce) ayarlayın.
- Farklı fikirleri teşvik edin. Kararın önemi arttıkça, tüm bilginin (olgular, duygular ve fikirler) hazır olması da daha önemli hâle gelir.
- Fikir ayrılıkları için hazırlıklı olun. İyi bir şekilde ele alındığında farklı fikirler grubun yaratıcı çözümler bulmasına yardımcı olabilir.
- Anlaşmalara kolayca varılan durumlardan şüphelenin. Katılımcıların önemli noktalar üzerinde gerçekten hemfikir olduğuna emin olun.
- Bir tartışmanın yalnızca iki katılımcı arasında sürmesine izin vermeyin. Başkalarının yorumlarını sorun. Günün sonunda karar vermesi ve alınan kararları gerçekleştirmesi gereken, gruptur.
- Mümkün olduğunca insanların yalnızca kendi adlarına konuşmalarını ve başkalarından bahsettikleri zaman açık olmalarını isteyin. “Bazı insanlar şunu söylüyor”, “Hepimiz biliyoruz ki”, “Onlar dinlemez” gibi cümleler kullanılmasın. Bu size tanıdık değilse başta korkutucu gelebilir. Ancak uyguladıkça kolaylaşacaktır ve güven oluşturmada yardımcı olur.
- Üzerinde anlaşılan ufak noktalar arayın ve bu ayrıntıları sesli ifade edin. Bu, insanların umutlu hissetmelerine ve ilerlemelerine yardımcı olur.
- Katılımcıları yeni çözümler düşünmeleri ve karşılıklı ödün vererek anlaşmaya varmaları için teşvik edin.
- Gergin durumlarda veya ulaşılması zor çözümlerde mizah, olumlama, hızlı enerji oyunları, yer değiştirme, küçük gruplara bölünme, sessizlik, olan şeyi adlandırma (“bu oldukça gergin” veya “bu grup şu anda olduğu yerde kalmış gözüküyor”) gibi şeyler kullanın.
- Oy birliği olup olmadığını kontrol etmek için katılımcıların üzerinde anlaştığını düşündüğünüz her şeyi bir soru formatında sorun. Net olun: “Önümüzdeki iki ay boyunca Salı akşamları buluşmak üzerinde ve her bir toplantıda bir sonraki toplantının kolaylaştırıcısını belirlemek konusunda hemfikir miyiz?”. Yalnızca önceki bir ifadeden BAHSETMEYİN: “Hepiniz bunu az önce önerildiği şekliyle yapmaya katılıyor musunuz?” gibi.
- Cevap alma konusunda ısrarcı olun. Burada da katılımcıların hep beraber karar aldıklarını ve neye katıldıklarını bilmeleri gerekir.
- Eğer kendinizi bir tartışmada taraf olarak bulursanız bir sonraki gündem maddesine kadar kolaylaştırıcı olarak kenara çekilmeniz tercih edilir olacaktır. Bir çıkar çatışması öngörüyorsanız bunu önceden de ayarlayabilirsiniz.
- Neredeyse tüm toplantılar, kısa oyunlar oynanan, şarkılar söylenen, beraber esnemeler yapılan hızlı enerji molalarından faydalanır.
Değerlendirme
Küçük toplantılarda (50 ya da daha az kişi) genellikle toplantının nasıl geçtiğini (toplantı içeriğini değil sürecini) değerlendirmek akıllıcadır. Bunun için basit bir format şu olabilir: büyük bir kağıdın veya bir kara tahtanın sol tarafına bir “+”, sağ tarafına ise bir ok koyun. + işaretinin altına toplantıda iyi geçen şeyleri sıralayın. Ok işaretinin altına daha iyi olabilecek açık önerileri sıralayın. Bunlar hakkında tartışmaya girmeyin. İnsanlar istediklerini hissetme özgürlüğüne sahiptir ve farklı insanlar her bir kategoriye farklı cevaplar verebilir. Bunun için genellikle bir kaç dakika yeterli olur, daha fazla uzatmayın. Değerlendirmeyi olumlu bir yorumla bitirmeye çalışın. Toplantılar neredeyse her zaman insanlar onları değerlendirmeye alıştıktan sonra daha da iyiye gider (DEĞERLENDİRME).
Kapanış
Toplantıyı başladığı gibi bitirmeye çalışın: bir topluluk hissiyle. Beklenmedik bir şekilde bitirmeyin. Bir şarkı, biraz sessizlik, çember halinde durmak, tokalaşmak gibi grubu olumlayan ve kapanış hissi veren her şey iyidir (KAPANIŞ ÇEMBERLERİ).
Süreç Gözlemcisi
Bazen gruplar bir gözlemcinin olmasından faydalanabilir. İhtilaf veya geçiş dönemlerinde (örneğin cinsiyetçilik üzerinde konuşurken) bir süreç gözlemcisi yardımcı olabilir. Süreç gözlemcisi olduğunuzda grubun çalışmasına dahil olmamaya dikkat edin. Kısa notlar alabileceğiniz bir not defteri size yardımcı olacaktır. Yardımcı öneriler veya grubun ilerlemesini sağlayan şeylere dikkat etmeyi unutmayın. Grup güçlü yönlerini fark etmeye başladıkça gelişim için yollar aramak kolaylaşır.
Gözlemcilik sırasında dikkat etmenizin iyi olacağı bazı şeyler aşağıdaki gibidir:
- Grubun içinde bulunduğu genel atmosfer nasıldı? Gergin mi? Rahat mı?
- Kararlar nasıl alındı?
- Eğer bir ihtilaf ortaya çıktıysa bunun üstesinden nasıl gelindi?
- Herkes katılım gösterdi mi? Katılımı teşvik eden şeyler var mıydı?
- Grup üyeleri birbirlerini ne kadar iyi dinlediler?
- “Yetkili” liderler grupta mıydı?
- Grup kolaylaştırıcıyla nasıl bir iletişim içindeydi?
- Kadın ve erkek katılımı arasında farklar var mıydı?
Gruba geri bildirim verirken net ve açık olmaya çalışın. Böylece insanlar savunucu konuma geçmezler ve tam olarak neden bahsettiğinizi anlarlar. Yeniden, grupta gördüğünüz güçlü yönleri ifade etmeyi unutmayın. Eğer toplantı başlamadan önce grubu gözlemde bulunacağınız konusunda bilgilendirmezseniz, insanlar muhtemelen kızgın hissedecek ve savunmaya geçerler. Katkınız çok değerli olabilir, ancak ne gördüğünüzü çok dikkatli bir şekilde, basiretle ve hassasiyetle sunmalısınız.
Eş-Kolaylaştırıcı
Toplantıda iki kolaylaştırıcı olması sık sık işinize yarayacaktır. Bunun bazı nedenleri aşağıdaki gibidir:
- Planlama sırasında elinizde daha fazla bilgi ve fikir olur.
- Gruba verebileceğiniz fiziksel ve duygusal enerji artar. Bu özellikle ihtilaf anlarında ve zorlu meselelerin üstesinden gelirken yardımcı olur.
- Eğer bir kolaylaştırıcı bir tartışmaya kişisel olarak katılırsa diğer kolaylaştırıcı bir süre tek başına kolaylaştırıcılık yapabilir.
- Ortak kolaylaştırıcılık yapmak daha fazla insanın deneyim kazanması ve yetenekli bir kolaylaştırıcı hâline gelmesi için iyi bir yoldur.
- Daha az yorucu, talepkar ve korkutucudur.
Takım halinde çalışmaya alışkın olmayan insanlar için toplantı öncesi gündem sorumluluklarını net bir şekilde paylaşmak akıllıca olacaktır. Ancak, eş-kolaylaştırıcılık yaparken, o an “görevde” olmayan kişinin dikkatini toplantıda tutma sorumluluğunun, grubun ruh halini izleyerek, meseleleri açıklığa kavuşturarak, oy birliği için grubu kontrol ederek devam ettiği anlamına gelir.
Çalışmalarını değerlendirirken, eş-kolaylaştırıcılar birbirlerine geri bildirim vererek yardımcı ve destek olup birbirinin güçlenmesine yardımcı olabilirler.