Bir toplantı, ister yüz yüze ister çevrimiçi olsun, zamanın değerli kullanımını gerektirir. Bir toplantıyı, yalnızca, neden bir toplantıya ihtiyacınız olduğunu ve toplantıda ulaşmak istediğiniz hedeflerin neler olduğunu net olarak biliyorsanız ayarlayın. 30 kişinin katıldığı bir saatlik bir toplantı 30 insan saati anlamına gelir! Bu boşuna harcamak için çok fazla zamandır. Çevrimiçi toplantılar sırasında gereksiz harcanan zamanı azaltmak için şunları yaptığınızdan emin olun:
- Çevrimiçi sistemi önceden test edin (Skype/konferans çağrısı/Google hangout) ve olabildiğince iyi öğrenmeye çalışın. Böylece bunu sorunsuz bir şekilde kullanabilir ve başkalarına anlatabilirsiniz;
- İnsanlara “sessiz” tuşunun nasıl kullanıldığını öğretin. Böylece katılımcıları konuşmadıkları zaman kendilerini sessiz konuma almaya alışabilirler. Bu özellikle geniş gruplar için önemlidir.
- Eğer sık sık çevrimiçi toplantılar yapıyorsanız, katılımcıları kulaklık kullanmaları için teşvik edin, zira Skype ve birçok konferans çağrısı kulaklıksız durumlarda rahatsız eden bir yankı yaratır.
- “Kim bunun hakkında bir şey söylemek ister” yerine “elden ele” (açıklama için aşağıya bakınız) veya küçük gruplar oluşturmak gibi mekanizmalar kullanabilirsiniz. “Elden ele” yapılırken insanların, kolaylaştırıcının kendini “sessiz” moddan çıkarmasını, duruma müdahil olmasını ve “Aslı, hazır mısın?” demesini beklemek yerine, kendilerinden sonraki insana seslenme alışkanlığı edinmesini sağlayın. (“Ve şimdi sözü Aslı’ya bırakıyorum…”). Eğer kendilerinden sonra kimin geldiğini hatırlamıyorlarsa “tamamdır” diyerek bitirebilirler. Böylece herkes konuşmalarının bittiğini anlar.
İnsanlar başkalarının konuşmalarını dinleyerek değil harekete geçerek öğrenirler. Bu nedenle insanları olabildiğince fazla dahil etmeye çalışın.
Örneğin, bir iklim değişikliği örgütü, 30 dakika boyunca bir zaman yönetim tekniği üzerine konuşmak yerine tekniği insanlara denetmeye karar verdi.10 Dakika tekniği kısaca açıkladılar. Daha sonra 10 dakika boyunca insanlara küçük gruplar hâlinde tekniği deneme fırsatı verdiler. Son 10 dakika boyunca da geri bildirimde bulundular. Böylece 30 dakika içerisinde, insanlara yalnızca taktiğin anlatılmasından çok daha derin bir öğrenme gerçekleşti.
Aşağıda kendi çevrimiçi toplantılarınızı yaratmak için bir gündem örneği bulabilirsiniz:
| Görüşme öncesi | • Toplantının ne zaman ve nerede gerçekleşeceğine (ve herhangi bir teknik ihtiyaca) dair bilginin herkese gönderildiğinden emin olun;
• Gündemi toplantıdan önce hazırlayın (ve mümkünse toplantı öncesi katılımcılara gönderin). |
| Toplantı Zamanı
(Gruba bağlı olarak 5-15 dakika) |
• Teknik özellikleri denemek için birkaç dakika önce çevrimiçi hazır olun;
• Katılımcıları karşılayın ve kimin henüz toplantıya katılmadığını takip edin (ne zaman başlayacağınıza karar verin); • Kalabalık toplantılarda teknik problemler için orada olacak bir ikinci kişi ayarlayın. |
| Isınma / Birbirini Tanıma (ÇEMBERİ DÖNMEK) (10-15 dakika) | İnsanların yoklama vermeleri ve birbirlerini tanımaları için yollar önerin. Örneğin:
• Herkesin dürüst bir şekilde o gün nasıl olduklarını, işlerinde öğrendikleri bir şeyi, işte gurur duydukları bir şeyi paylaşmalarını isteyin. • Herkesin saçma bir şey paylaşmasını isteyin (“Bir sebze olsaydınız nasıl bir sebze olurdunuz ve neden….”) |
| Gündemin Tanıtımı | Gündem, ısınmadan sonra tanıtılır. Böylece eğer insanlar toplantıya geç katıldıysa gündemi tekrar tekrar tanıtmanıza gerek kalmaz:
• Toplantı hedeflerinin üzerinden geçin • Toplantı notlarına ihtiyaç duyuyorsanız bir kişinin not almayı üstlendiğinden emin olun |
| Grup Oluşturma Aktiviteleri | Eğer vaktiniz varsa veya hedeflerinize ulaşmanızda yardımcı olacaksa toplantıya bir grup-oluşturma aktivitesi eklemek isteyebilirsiniz. Örneğin:
• Çevrimiçi bir çember oluşturun (ÇEVRİMİÇİ KÜÇÜK GRUPLAR OLUŞTURMAK): Herkesten bir kağıt üzerine bir çember çizmelerini isteyin. Her bir katılımcıya saat göstergesinde hangi rakama oturmak istediklerini sorun ve katılımcıları “çember”e yerleştirin. (Bu “elden ele” alıştırmalarında bir sonraki kişiyi seçme metodu olarak kullanılabilir.) Google Slayt’taki çizim aracını kullanarak da çevrimiçi bir çember yaratabilir. 
|
| Gündem Maddeleri | • Eğer mümkünse grubun kolayca üstesinden gelebileceği bir madde ile başlayın. Bu gruba başarı hissi ve enerji verecektir.
• Daha zor, uzun sürecek ve acil maddeler sonra gelsin. Eğer böyle maddelerin sayısı fazlaysa her bir maddeyi bitirdiğinizde enerjinizi yükseltmek ve ilginizi artırmak için kısa aralar verebilirsiniz (örneğin esneme, şarkı söyleme, hızlı oyun ve tuvalet araları). • Büyük ve kapsamlı bir madde daha küçük maddelere bölünebilir. Aynı anda küçük maddelerden yalnızca birini tartışmak işinizi kolaylaştıracaktır. Maddeleri arka plan bilgisi ve açıklamalarla tanıtabilir, fikir alışverişi ve öncelikler belirlemek için küçük gruplara bölünebilir ve daha sonra tartışma için ana gruba geri dönebilirsiniz. • Bir sonraki toplantı için umut hissini güçlendirmesi amacıyla kısa ve kolay bir maddeyle gündemi bitirin. |
| Duyurular / Kapanış / Değerlendirme | • Hedeflerinize bağlı olarak duyurular ve değerlendirme için bir miktar zaman ayırmak isteyebilirsiniz. Bu katılımcılara toplantıyla ilgili duygularını ifade etme ve size gelecekte nasıl daha iyi toplantılar gerçekleştirebileceğinizi öğrenme fırsatı sunar. Değerlendirmeler, atölyelerin bitiminden hemen önce yapılmalıdır. Bunun nedeni insanların toplantı sonrası değerlendirme formlarını doldurmayı veya deneyimleriyle ilgili önemli ayrıntıları unutmalarıdır. (DEĞERLENDİRME)
• Toplantıyı birkaç dakika erken bitirmeye çalışın. Toplantıyı biraz erken bitirmek rahatlama ve enerji hissi yaratır. |