Eğitim

Bunlar bilge sözler ve birçoğumuz için geçerlidir. Peki elimizdeki işi dağıtarak başkalarının yer almasını nasıl sağlarız? Görevler menüsü, bize bununla ilgili yardımcı olabilecek bir araç.

Görevler menüsü bir etkinliği gerçekleştirmek için zaruri olan görevleri tanımlar. Bazılarımız bunu doğal olarak yaparız. Ancak başkalarının organizasyonda yer almasını sağlamakta zorlanıyorsak belki de bunun nedeni dağıtabileceğimiz görevlerin net bir listesine sahip olmamamızdır.

İlk olarak işe aşağıdaki soruları cevaplayarak başlayın:

• Planladığınız etkinlik nedir?

• Bu etkinlik bittikten sonrası için ümit ettikleriniz nelerdir?
• Burada 50 kişinin bir belediye meclisi üyesini aramasını sağlamak gibi görev hedefleriyle beraber insanların yasaların nasıl çıkartıldığını daha iyi anlamalarını sağlamak gibi süreç hedeflerine yer verin.

• Etkinliğin gerçekleşmesi için gereken görevler nelerdir?
• Tam bir menü çıkarabilmek için daha geniş kapsamlı görevleri oldukça açık daha küçük görevlere bölün
• Yapılması şart görevleri kağıdınızın sol tarafına yazın. Sağ tarafta ise etkinliği iyileştirmenize yardımcı olabilecek ancak yapılması elzem olmayan görevlere ayırın.

Böylece etkinliğinizi gerçekleştirmek için gerekli olan görevlerin menüsünü çıkarmış olacaksınız. Bu menüde yapılması elzem ve elzem olmayan görevler ayrı ayrı listelenmiş olacak. Bu ayrım, etkinliğinizi gerçekleştirmek için yapılması gereken en önemli işleri diğer, bazen daha heyecanlı işlerden daha önce gerçekleştirdiğinizden emin olmanızı sağlayacak.

Belki de en önemli olan son adım, liderlik gelişimiyle ilgili olarak yardımcı olabilecek görevleri yuvarlak içine almanız. Grubunuzdaki insanlar arasında kimlerin biraz daha zorlayıcı görevleri üstlenmeye hazır olduğu üzerine düşünün. Bir görevi gerçekleştirmede şimdiye kadar güvenilir olmamış kişileri düşünün ve onlara, onlar için daha kolay olabilecek başka bir görev verin.

Görevler menüsünü grup toplantılarında görev dağılımı yapmak için kullanabilirsiniz. Bu ayrıca başka kişileri etkinliğinize nasıl dahil edebileceğinize dair bir sohbet açmak için harika bir fırsat olabilir.

Bunu süreç içinde başarılı olarak gerçekleştirirseniz, grubunuzda gittikçe daha fazla insan farklı işleri yapıyor olacak. Bu ise kitle gücü inşa etmek, daha fazla insanın dahil olmasını ve insanların daha zorlu görevleri üstlenecek şekilde güçlerini toparlamalarını sağlamak anlamına gelecek!

 

---

Görevler menüsü örneği

Etkinlik: Yıllık Akşam Yemeği & Ödül Töreni

Hedefler: Üyeliği canlandırmak, başarıları kutlamak, topluluk oluşturmak

Gerekli görevler Geniş kapsamlı görev: Akşam yemeği ve tüm yiyeceklerin hazırlanması Alt-görev: Kağıt malzemeler ve içeçeklerin temini Alt-görev: Yemek günü masa ve sandalyelerin kurulması Alt-görev: Yemeklerin pişirilmesi Geniş kapsamlı görev: Yemek biletlerinin satılması Alt-görev: Biletlerin çıktısının alınması Alt-görev: Biletlerin telefon ile ve yüzyüze satılması Alt-görev: Yemek el ilanlarının gönderilmesi Geniş kapsamlı görev: Ödül Töreni Alt-görev: Ödül konuşmacısının katılımcıları harekete geçirmesini sağlamak Alt-görev: Ödül sertifikaları hazırlamak Alt-görev: Ödül kazananların katılımını teyit etmek için telefonla görüşme yapmak

Zorunlu olmayan diğer görevler Görev: Yerel bir grubun etkinlikte çalıp çalmayacağını öğrenme Görev: Dekorasyon temini ve kurulumu Görev: Akşam yemeği için oyunlar organize edilmesi Görev: Yerel sponsorların yer aldığı bir broşür hazırlanması

 

Son adım, grubunuzdaki diğer insanların yapmaya hazır olduğu işleri yuvarlak içine almaktır.

 

Görevler Menüsü Çalışma Kağıdı

Etkinlik: ___________________________________

Hedefler: ___________________________________

 

Adım 1. Yapılması gereken görevleri sıralayınız.

 

Zaruri görevler

Zorunlu olmayan diğer görevler

 

Adım 2. Diğer insanlara dağıtabileceğiniz görevleri yuvarlak içine alınız.

 

Adım 3. Yuvarlak içine aldığınız görevleri dağıtınız. (Bundan sonraki göreviniz işlerin takibini yapmak ve gönüllülerinizi görevleri gerçekleştirebilmeleri için desteklemektir).